Neues in Word 2002

Word 2002 oder auch Word XP, das im Mai 2001 erschien, brachte gegenüber den Vorgängerversionen viele Änderungen. Das betraf das Aussehen, aber auch die Funktionalitäten. Einiges wurde für den Anwender leichter gemacht, anderes was Erleichterung gedacht war, nervte eher.

Diejenigen die schon früher mit Word gearbeitet hatten, fanden Menübefehle nicht mehr, der Seriendruck schien ein Buch mit 7 Siegeln, dabei hatte man ihn doch endlich in den Vorgängerversionen verstanden und beim Zeichnen von kleineren Autoformen (ein kleines Quadrat z.B.) öffnete sich plötzlich ein riesiger Zeichnungsbereich. Aber dazu später mehr.

Völlig neu und ungewohnt waren die neuen Aufgabenbereiche, die zum Teil wirklich tolle Neuerungen brachten, die aber auch in manchen Bereichen ein Ärgernis für viele Anwender darstellten, die ein anderes Arbeiten gewöhnt waren und den Sinn der Änderungen nicht verstanden.

Tasten wir uns also langsam und in kleinen Schritten an die umfassenden Veränderungen von Word 2002 gegenüber Word 2000 heran.

Die neue Ansicht

Die neue Startansicht von Word 2002 (Word XP)

Sie hat sich verändert, die Startansicht von Word 2002 gegenüber den Vorversionen. Auf den ersten Blick fällt auf, dass Format- und Symbolleiste sich eine Zeile teilen und am rechten Rand des Fenster eine neue Leiste auftaucht: Der Startaufgabenbereich.

Der Startaufgabenbereich

Der Startaufgabenbereich wird standardmäßig bei jedem Start von Word angezeigt. Sie ist in diesem Fall für den Aufgabenbereich “Neues Dokument” aktiv. Das ist nicht immer praktisch, denn Word öffnet sich ja sowieso mit einem neuen leeren Dokument und für den, der nicht mit einer anderen Dokumentvorlage als der Normal.dot oder einem schon erstelltem Dokument weiterarbeiten möchte, ist der Startaufgabenbereich eher störend. Daher ist dieser Startaufgabenbereich auch abschaltbar. Schaut man sich den Startaufgabenbereich aber mal genauer an, so verbergen sich in ihm viele interessante Neuheiten.

Startaufgabenbereich deaktivieren

Es gibt mehrere Möglichkeiten diesen Aufgabenbereich zu deaktivieren. Entweder geht das über die Optionen Extras → Optionen → Registerkarte Ansicht oder über Ansicht → Aufgabenbereich oder man entfernt den Haken in der letzten Zeile des Startaufgabenbereichs "Beim Start anzeigen".

Bedeutung der Einträge im Startaufgabenbereich

Dokument öffnen

Hat man schon eine Weile mit Word 2002 gearbeitet, erscheinen unter "Dokument öffnen" im Startaufgabenbereich die zuletzt bearbeiteten Dokumente. Das erspart einen Mausklick, will man wirklich eines der letzten Dokumente öffnen, denn diese Liste befand sich (und befindet sich noch) am Ende des Menüs Datei. Anders als hier erscheinen die letzten Dokumente im Startaufgabenbereich allerdings ohne die Dateipfade.

Sind in den augeführten Dokumenten Wordvorlagen vorhanden, dann öffnen diese sich mit der Vorlage selber, sodass man sie weiterbearbeiten kann.

Der Eintrag "Weitere Dokumente..." öffnet den Ordner (standardmäßig Eigene Dateien), der in den Optionen zum Speichern der Dokumente eingestellt ist.

Neu

Der Eintrag "Neues "Leeres Dokument" entspricht dem Symbol "Neu" auf der Symbolleiste oder der Tastenkombination STRG + N. Da sich aber Word sowieso mit einem neuen Dokument öffnet, ist dieser Eintrag nicht sehr sinnvoll. Das ist auch der Grund, warum viele User den Startaufgabenbereich deaktivieren.

Anders sieht es beim nächsten Eintrag "Leere Webseite" aus. Diese Möglichkeit war in den Vorgängerversionen unter Datei → Neu zu finden, ebenso wie die "Leere E-Mail Nachricht".

Das Symbol für die "leere E-Mail Nachricht" findet man auch weiterhin zumindest auf der Symbolleiste.

Ein Symbol für die leere Webseite ist jedoch standardmäßig auf der Symbolleiste nicht zu finden. Dieses Symbol kann aber in die Symbolleiste integriert werden. Dazu mehr beim Tipp "Anpassen von Symbolleisten".

Ob man aber Webseiten mit Word erstellen sollte, ist eine Grundsatzfrage. Wenn man es tut, dann sollte man zumindest den Quelltext anschließend schlanker machen, und zwar mit einem Tool, das Microsoft selbst zur Verfügung stellt. Näheres dazu unter "Webseiten mit Word".

Neu aus vorhandenem Dokument

Diese Neuerung bei Word 2002 wird viele Anwender aufatmen lassen. Wem ist es nicht schon einmal passiert, dass ein älteres Dokument genau dem entsprach, was man auch für ein neues Dokument wollte. Das Dokument wurde aufgerufen, man änderte das, was nicht ins neue Dokument passte und speicherte das neue Dokument. Zumindest dachte man das. Da aber nicht der Befehl "Speichern unter..." gewählt wurde, sondern eben einfach nur über das Diskettensymbol der Symbolleiste gespeichert wurde, hatte man das alte Dokument überschrieben und es war für immer verloren.

Hier greift Word 2002 ein. Dieser neue Eintrag im Startaufgabenbereich öffnet das alte Dokument als Kopie und selbst wenn man nach dem Bearbeiten das Diskettensymbol anklickt, erscheint der Dialog "Speichern unter...". Hier hat ein Programmierer wirklich mitgedacht. Die Anwender werden es ihm danken.

Mit Vorlage beginnen

Auch hier werden, wie im Eintrag "Dokument öffnen", wenn mit Word schon gearbeitet worden ist, die zuletzt benutzten Vorlagen angezeigt. Auch das ist neu, hier kann man also sofort mit der Vorlage beginnen, die man braucht.

Ärgerlich ist aber für viele User, dass beim Klick auf Datei → Neu... nicht mehr das gewohnte Dialogfeld erscheint, um die Vorlage auszuwählen, sondern der Startaufgabenbereich, wenn er schon abgeschaltet war. War er das nicht, passiert gar nichts. Man muss explizit auf "Allgemeine Vorlagen" klicken, damit sich das Dialogfester für die Auswahl der Vorlagen öffnet. Auch hier gibt es eine Möglichkeit über das "Anpassen von Symbolleisten" das zu ändern, die auf einer anderen Seite näher erklärt wird.

Neu sind ist der Eintrag "Neu von Vorlagen auf eigenen Websites.Mit einem Klick auf diesen Eintrag kommt man in die Netzwerkumgebung und zu zwei neuen Ordner "Eigene Websites auf MSN" und "Meine Websites auf MSN". Logo Der Unterschied der beiden Ordner erschließt sich auch nicht auf den 2. Blick. Klickt man nun zum ersten Mal auf einen der Ordner, öffnet sich ein Assistent (netPassport-Assistent). Wenn man sich hier weiter klickt, landet man bei der Anmeldung zum Microsoft Passport Netzwerk. Ist diese Anmeldung abgschlossen, hat man die Möglichkeit eigene Webseiten (oder auch Dokumente) im MSN-Netz zu speichern. Wie diese Anmeldung genau abläuft, erfahren Sie unter "Anmelden zum Dienst Microsoft-Passport".

Der 3. Eintrag "Vorlagen auf Microsoft.com" öffnet den Internet Explorer (oder einen anderen Browser, der als Standard eingestellt ist) und führt auf die Seite von Microsoft, die Vorlagen für alle Office-Anwendungen zum Download anbietet.

Das Ende des Startaufgabenbereiches

Am unteren Ende des Leiste Startaufgabenbereiches finden sich der Eintrag "Netzwerkressource hinzufügen". Hier kann man der Netzwerkumgebung Ordner von einem Intranet- oder Internetserver hinzufügen. Darunter befindet sich der Eintrag "Microsoft-Hilfe". Ein Klick auf den Eintrag entspricht dem Drücken der Taste F1. Am Ende kann man mit dem letzten Eintrag den Startaufgabenbereich deaktivieren.

Die Titelleiste des Aufgabenbereiches

Die Titelleiste des Aufgabenbereiches birgt einige Überraschungen. Klickt man doppelt auf die Leiste löst man die Fixierung und der Aufgabenbereich wird wie jede andere Symbolleiste "frei schwebend". So kann man dieses Aufgabenbereich z.B. auch auf der linken Seite des Word-Fensters positionieren. Ein weiterer Doppelklick fixiert den Aufgabenbereich wieder.

Der kleine Pfeil links neben dem Schließfeld gibt Aufschluss darüber, welche Aufgabenbereiche es noch gibt. Und das sind einige. Wurden die Aufgabenbereiche schon einmal benutzt, kann man durch die Pfeile am linken Rand zwischen den einzelnen Bereichen hin und her schalten.

Welche Bedeutung die Aufgabenbereiche haben, erkläre ich im nächsten Absatz.

Die Aufgabenbereiche in Word 2002

Es gibt einige sog. Aufgabenbereiche in Word 2002, die die Arbeit erleichtern sollen. Diese Aufgaben waren sonst nur über das Mwnü zu erreichen und nicht immer besonders verständlich.

Die Aufgabenbereiche sind:

Neues Dokument (Startaufgabenbereich s.o.)
Die Zwischenablage
Suchen
Clipart einfügen
Formatvorlagen und Formatierung
Formatierung anzeigen
Seriendruck
Übersetzen

In den untenstehenden Abschnitten werden die einzelnen Aufgabenbereiche näher erläutert.

Die Zwischenablage

Bei Word 2000 gab es zur Freude aller Anwender die Symbolleiste Zwischenablage. Sie konnte bis zu 12 Einträge speichern. Was aber nicht ging, war das direkte Lesen der Einträge.

Diese Zwischenablage ist bei Word 2002 als eigener Aufgabenbereich vorhanden und kann bis zu 24 Speicherungen aufnehmen. Es gibt mehrere Möglichkeiten die Zwischenablage zu aktivieren. Sie ist einmal über Bearbeiten → Office-Zwischanablage aufzurufen. Es geht aber auch über das gleichnamige Symbol , das aber nicht standardmäßig auf der Symbolleiste eingerichtet ist und erst über ein "Anpassen der Symbolleisten" hinzugefügt werden muss.

Die 3. Möglichkeit ist das Aufrufen der Zwischenablage durch ein zweimaliges Drücken der Tastenkombination STRG + C oder längeres Drücken dieser Kombination.

Das Verhalten der Zwischenablage kann durch den Eintrag Optionen im Arbeitsbereich beeinflusst werden.

Suchen

Völlig umgestaltet wurde die Suche nach Dateien bei Word 2002. Sie ist natürlich auch noch über das Dialogfenster "Öffnen → Extras → Suchen" zu finden, das auch völlig neu gestaltet wurde. Aber der neue Aufgabenbereich macht die Suche wesentlich schneller und angenehmer.

Die Möglichkeiten der Suche sind wesentlich erweitert worden. Man kann die Suche auf bestimmte Ordner oder bestimmte Dateitypen begrenzen (siehe Screenshots).

Der Aufgabenbereich kann über das Symbol "Suchen"

oder über Datei → Suchen eingeblendet werden.

Klickt man im Suchfenster auf "Weitere Suchoptionen", verändert sich der Aufgabenbereich völlig, wie der untenstehende Screenshot zeigt. Die neuen Einträge entsprechen denen des Dialogfensters "Suchen" auf der Registerkarte "Erweitert".

Der Aufgabenbereich "Suche" hat am unteren Ende einen Eintrag "In diesem Dokument suchen...". Dieser entspricht dem Befehl Bearbeiten → Suchen . Klickt man auf diesen Eintrag, erscheint das bekannte Dialogfenster Suchen - Ersetzen.

Auch die Indexerstellung bei Word wurde verbessert und kann jetzt direkt über Word 2002 beeinflusst werden. Es geht hier um das Indizieren von Dateiinhalten, damit im Fall der Suche eines Textes in Dateien die Suche wesentlich schneller Erfolg hat. Standarmäßig wird die "Schnelle Suche" nicht installiert und muss, wenn nicht benutzerdefiniert installiert wurde, nach installiert werden. Ist das so, steht unterhalb des Suchfensters "Schnelle Suche ist nicht installiert". Die Installation muss dann über diesen Link, über Start → Programme → Microsoft Office → Microsoft Office-Tools → Unterstützung für die Schnelle Suche oder über die Installations-CD erfolgen.

Nach der Installation ist die "Schnelle Suche" zunächst deaktiviert. Auch das wird angezeigt. Zum Aktivieren muss man den Link "Suchoptionen..." im Aufgabenbereich anklicken. Dann erscheint das Dialogfenster "Indexdiensteinstellungen".

Über den Button "Erweitert..." lassen sich auch noch Ordner und Zeitpunkt zum Indizieren angeben. Es können auch die Anzahl der durchsuchten Dateien und das letzte Datum der Indizierung ausgelesen werden und alte Index-Informationen gelöscht werden.

Clipart einfügen

Auch die Cliparts haben einen eigenen Aufgabenbereich bekommen. Dieser wird über den Befehl Einfügen → Grafik → Clipart... oder das Symbol

in der Zeichnensymbolleiste aufgerufen.

Beim ersten Aufruf wird das Dialogfenster "Clips zum Organizer hinzufügen" aufgerufen. Der neue Microsoft Clipart Organizer ist ein so umfangreiches Tool, dass ich an einer anderen Stelle noch genauer darauf eingehen werde.

Dieses Dialogfenster kann man mit einem Klick auf "Später" abbrechen und später wieder aufrufen oder man kann es deaktivieren.

Der Aufgabenbereich selber zeigt zunächst keine Bilder an, sondern erst dann, wenn explizit nach einer Datei oder einem Schlüsselwort gesucht wird. Gibt man in das Feld "Text suchen:" einen Dateinamen, das Kürzel für eine Dateigruppe (auch hier kann mit Platzhaltern gearbeitet werden, z.B. teich*.wmf) oder ein Schlüsselwort ein (alle Cliparts, die zu Word 2002 gehören, sind mit Schlüsselwörtern ausgerüstet, dann kann danach gesucht werden.

Natürlich kann man auch hier die Suche einschränken. Zum einen durch das Feld "Suchen in" in dem man die Suchorte festlegen kann, zum anderen durch das Feld "Ergebnisse" in dem man die Grafiktypen einschränken kann.

Klickt man jetzt auf "Suchen" verändert sich der Aufgabenbereich und zeigt jetzt die gefundenen Cliparts im Miniformat an. Zeigt man mit der Maus auf eines dieser Bilder, erscheinen in einer Quickinfo die Schlüsselwörter, Größe und Typ des Bildes.

Ein einfacher Mausklick fügt das Bild an der Stelle des Word-Dokumentes ein, an der der Cursor steht. Es ist auch möglich, das Bild per "Drag and Drop" an die Stelle des Word-Dokumentes zu ziehen, an der die Grafik eingefügt werden soll.

Das Menü zur Grafik, das man über den Pfeil rechts oder als Kontextmenü (rechte Maustaste) besitzt folgende Befehle:

Unter dem Text "Ergebnisse" befindet sich eine Schaltfläche zum Vergrößern oder Verkleinern der Anzeigefläche. Über die Schaltfläche "Ändern" unterhalb der angezeigten Miniaturbilder ruft man wieder den eigentlichen Suchbereich auf.

Über den Eintrag "Clipart Organizer" wird der Organizer erneut aufgerufen. Der Eintrag "Cliparts online" öffnet den Webbrowser und lädt die Suchseite von Microsoft für weitere Cliparts zum Download.

Formatvorlagen und Formatierung...

Der Aufgabenbereich "Formatvorlagen und Formatierung" erscheint über den Befehl Format → Formatvorlagen und Formatierungen .

Leichter und schneller ist er über ein neues Symbol

zu erreichen, das sich am linken Rand der Formatleiste befindet.

Im Aufgabenbereich findet nach dem Aufruf im oberen Bereich die aktuelle Formatierung (markierter Text oder Cursorstellung)und eine Schaltfläche "Alles markieren" (damit wird alles markiert, was mit der aktuellen Formatvorlage formatiert ist), die Schaltfläche "Neues Format" (hier wird das Dialogfenster "Neue Formatvorlage aufgerufen).

Danach folgt eine Liste der Formatvorlagen, die verfügbar sind, auch hier ist die aktuelle Formatvorlage markiert. Über dieser Liste befindet sich der Eintrag "Formatierung löschen". Dieser Eintrag setzt Formatierungen auf die Standardformatvorlage zurück.

Im unteren Bereich findet man ein Auswahlfeld "Anzeigen:". Dieses Auswahlfeld enthält mehrere Einträge und steuert den Inhalt der Liste der Formatvorlagen.

Zeigt man mit dem Mauszeiger auf eine der Formatvorlagen, werden in einer Qickinfo die derzeit gültigen Formatierungen angezeigt.

Stellt man den Mauspfeil im Aufgabenbereich auf die unter dem Eintrag "Formatierung des markierten Textes" angegebene Formatvorlage, erscheint ein Listenpfeil, über den ein Menü aufgeklappt werden kann. Dieses Menü enthält mehrere Einträge.

Formatierung anzeigen

Der Aufgabenbereich "Formatierung anzeigen"liefert umfassende Informationen zu den einzelnen Formatierungen einer Formatvorlage und bezihet sich auf den markierten Text oder auf die Stelle im Text, wo der Cursor steht.

Diesen Aufgabenbreich erreicht man über den Menübefehl Format → Formatvorlagen und Formatierung... oder über das Symbol

(dieses ist nicht standardmäßig auf der Symbolleiste vertreten und muss eingefügt werden, was in "Symbolleisten anpassen" näher beschrieben wird). Außerdem ist der Aufgabenbereich über den zuvor besprochenen Aufgabenbereich "Formatvorlagen und Formatierung" aufzurufen.

Für welchen Text die Formatierung angezeigt wird, findet man im ersten Feld des Aufgabenbreichs und "Markierter Text". Wie der Text genau formatiert wurde findet man in einer Baustruktur, ähnlich der des Windows Explorers die einzelnen Formatierungen unter den Übschriften "Schriftart", "Absatz" und "Abschnitt". Durch die +/- -Zeichen kann man Informationen für einzlene Bereich zu- oder abschalten.

Unter den Überschriften liegen dann die zugeordneten Formatierungen. Sie sind als Links gestaltet und ein Kick auf den Link führt einen dann zu dem jeweiligen Dialogfenster (Zeichen, Absatz, Sprache, Seite einrichten). Hier kann man dann direkt die Formatierung ändern.

Aktiviert man den Eintrag "Formatvorlagenquelle kennzeichnen" so wird unterhalb der Überschriften auch der Name der Formatvorlage angezeigt, die zu diesen Formatierungen gehört. Die Aktivierung des Eintrag "Alle Formatierungszeichen anzeigen" blendet alle Formatierungszeichen im Text ein.

Wird der Eintrag "Mit anderer Markierung vergleichen" geöffnet, so wird ein 2. Feld geöffnet und man kann eine andere Textstelle markieren. Das Menü des 2. Feldes ist leicht verändert, es enthält den Eintrag "Formatierung der ursprünglichen Auswahl übernehmen". Mit diesem Befehl werden abweichende Formatierungen der 2. Auswahl zurückgenommen.

Seriendruck

Der Seriendruck in Word 2002 ist völlig neu gestaltet worden. Der alte Seriendruckmanager ist verschwunden. An seine Stelle tritt der neue Assistent für den Seriendruck, der über den Aufgabenbereich gestartet wird und in mehreren Schritten durch den Seriendruck führt. Er wird von den Anwendern gehasst, die schon früher mit dem Seriendruck gearbeitet haben. Sie sehnen sich nach dem alten Seriendruckmanager zurück.

Der Aufgabenbereich wird über den Befehl Extras → Briefe und Sendungen → Seriendruck-Assistent aufgerufen. Die genaue Erklärungen zum neuen Seriendruck sind sehr umfangreich, daher wird der Sereindruck an einer anderen Stelle genauer erläutert.

Übersetzen

Völlig neu ist auch der Aufgabenbereich "Übersetzen". Er wird über den Menübefehl Extras → Sprache → Übersetzen oder im Kontextmenü durch den Befehl "Übersetzen" aufgerufen. Word 2002 übersetzt einzelnen Wörter für die Sprachen der installierten Wörterbücher.

Man gibt im Aufgabenbereich den Text ein, den man übersetzen will, aber überfordern Sie Word nicht, mehr als ein Wort wird nicht übersetzt. Danach sucht man in der Liste "Wörterbuch" den Eintrag aus, dessen Ergebnis man sehen möchte. Danach klickt man auf ausführen, und im Feld "Ergebnisse" erscheint die Übersetzung.

markiert man in den Ergebnissen den Eintrag, der an dieser Stelle richtig erscheint und klickt auf den Button "Ersetzen" wird der Text im Dokument durch das neue Wort ersetzt.

Längere Texte übersetzt Wort nicht, die Auswahl "Gesamtes Dokument" im oberen Teil des Aufgabenbereichs bringt keine Ergebnisse. Dafür bietet Word im unteren Teil des Aufgabenbereichs das Übersetzen "via Web" an. Klickt man hier auf "Ausführen" wird der Webbrowser geöffnet und es öffnet sich der Marktplatz von Microsoft Online. Scrollt man ein Stück findet man den Link "Übersetzungsdienst".

Kostenlos sind hier nur WorldLingo und Systran. Bei Systran ist ein Text über mehr als 150 Worte aber nicht kostenlos möglich.

Für beide Anbieter gilt: Der Text aus Word muss in die Webseite und nach der Übersetzung wieder zurück nach Word kopiert werden. Außerdem sollte man beachten, dass der Text maschinell übersetzt wird und daher ein Überarbeiten der Übersetzung nötig ist.

Die personalisierten Menüs

Dem einen Freud, des Anderen Leid sind die personalisierten Menüs mit denen Word 2002 aufwartet. Gedacht waren und sind sie dafür, dass nur noch die Befehle erscheinen, die häufig gebraucht werden. Für die Profis in Word ist das ja keine schlechte Idee. Aber anders sieht es für diejenigen aus, die Word nicht so häufig benutzen oder die vollständigen Menüs nicht auswendig kennen. Die suchen jetzt nämlich ständig nach Befehlen, von denen sie annahmen, dass sie genau unter dem Menü waren, dass sie gerade aufrufen. Auch für Anfänger ist der Umgang mit den personalisierten Menüs sehr verwirrend.